La gestión de la información en las empresas es clave para la planificación y seguimiento de la tesorería
La gestión de la información en las empresas es clave para la planificación y seguimiento de la tesorería.
El 80% de la desaparición de empresas se debe a causas directamente relacionadas con la liquidez. Este hecho debería plantear a los máximos responsables y directores financieros algunas preguntas como:
¿Disponemos de información de vencimientos de pago y cobro a un mes vista?, ¿y a tres meses? ?
¿Tenemos un presupuesto anual? ?
¿Conocemos la máxima necesidad de liquidez a 12 meses?
¿En base a qué información determinamos las necesidades de coberturas sobre tipos de cambio, commodities o tipos de interés? ?
¿Tenemos identificados escenarios de stress? ¿tenemos un plan de contingencia? por ejemplo ante la salida de alguna de las entidades financieras que componen nuestro pool bancario... ?
La Planificación financiera es un proceso prioritario en cualquier Organización pero también es uno de los que más dificultades entrañan para los gestores y responsables de las áreas financieras y de tesorería.
La Planificación es una cultura de gestión que requiere de un conocimiento profundo de la Organización así como técnicas que permitan proyectar escenarios futuros para anticipar tensiones de liquidez, identificar y gestionar riesgos así como establecer los controles y medidas correctivas en base a la evolución periódica de dichos escenarios.
Se trata de proceso continuo que como mínimo requerirá de la elaboración del Presupuesto anual de Tesorería y el seguimiento de las desviaciones producidas a lo largo de los distintos cierres que componen el ejercicio económico.
Es fundamental que los responsables de tesorería dispongan de los recursos y competencias que les permita gestionar y estar continuamente informados ante cualquier hecho relevante que pueda afectar a la elaboración del presupuesto y a su evolución. Además hay que tener en cuenta que el volumen de información y el continuo flujo de operaciones a procesar hacen necesario que las Organizaciones con cierta complejidad necesiten disponer de herramientas específicas que permitan gestionar la totalidad del proceso de Planificación, unificando la información dispersa en distintos repositorios como las hojas de cálculo o los sistemas de información contable.
En este sentido, el diseño, la integración y el posterior tratamiento de la información en el Sistema de Gestión de Tesorería (SGT) deben contemplar las funcionalidades para obtener un modelo gestión dinámico, tanto para el seguimiento de las posiciones a corto y medio plazo como para el correcto seguimiento y actualización periódica de los distintos estados presupuestarios (Inicial, Revisado y Realizado).
Para conocer mejor el proceso de Planificación, vamos a analizar tres elementos que intervienen en su ejecución: El Presupuesto de Tesorería, la Gestión diaria de la Posición de Tesorería y la gestión de las diferencias.
1) Nuestro objetivo inicial será la elaboración del Presupuesto anual de Tesorería, resultado de identificar y posicionar mensualmente los importes de obligaciones pago y derechos de cobro en base a una estructura de información por conceptos analíticos o presupuestarios y cuyo procedimiento para su elaboración lo podemos resumir en estos cinco puntos:
a) El punto de partida será la obtención e integración del Presupuesto Económico anualizado (Gastos / Ingresos).
b) Obtención del Presupuesto de Inversiones y otras partidas extra presupuestarias previstas para el ejercicio económico así como partidas con origen en ejercicios pasados o cerrados.
c) Aplicación de reglas de conversión para ajustar la estructura y codificación presupuestaría contables a las necesidades de información en tesorería. A diferencia de la contabilidad, hemos de tener en cuenta que a nivel de tesorería no vamos a necesitar tener un detalle exhaustivo de los conceptos presupuestarios, por lo que es conveniente realizan agrupaciones por niveles de información que facilitará el tratamiento de los datos así como el análisis y reporte de dicha información.
d) Aplicación de reglas de deslizamiento cuyo objetivo es posicionar los gastos e ingresos en Cobros y Pagos mensualizados.
e) Obtención y posicionamiento por vencimiento de las partidas correspondientes al Plan Financiero (amortizaciones, disposiciones y gastos/ingresos financieros).
En base a esta información ya podemos disponer de un puto de partida, el Presupuesto Inicial de Tesorería que nos permitirá detectar los excedentes o superávits de tesorería, así como anticipar las acciones financieras a nuestro alcance para tratar de hacer frente a dicho escenario inicial.
En cualquier caso este presupuesto inicial, no deja de ser una foto fija en base a unas estimaciones que habrá que ir ajustando a lo largo del ejercicio. Estos ajustes se pueden producir por varios motivos:
a) Porque se dan acontecimientos o decisiones que alteran significativamente los supuestos de partida (por ejemplo modificaciones en el Presupuesto Económico o Presupuesto de Inversiones). En estos casos esas modificaciones también deben ser trasladadas inmediatamente al Presupuesto de Tesorería.
b) Por los ajustes que habrá que ir realizando en el Presupuesto de Tesorería a medida que se van materializando las operaciones de cobros/pagos. Esto implica ir calculando en cada periodo las desviaciones entre lo inicialmente presupuestado y los importes materializados que obtiene el área de tesorería en su operativa diaria de gestión de la posición.
2) La Posición de Tesorería es el estado financiero que presenta por instrumento, concepto presupuestario y vencimiento, las distintas previsiones (cobros y pagos) que se irán actualizando a medida que se van "conciliando" con sus correspondientes movimientos bancarios.
Así, en la Posición de Tesorería se lleva a cabo una actualización constante de lo que vamos a denominar "materializado" (movimientos reales y previsionales) y que permiten al tesorero obtener las posiciones para la gestión la tesorería a corto plazo en fecha valor y a medio plazo.
El procedimiento para este proceso supone integrar y actualizar la información previsional a medida que van siendo reconocidas en el sistema contable y diferenciadas en función de su grado de certeza (pedidos, facturas, carteras de cobros/pagos, etc.) así como otras estimaciones con origen en el propio Presupuesto de Tesorería (pago de nóminas, impuestos, etc.). Como hemos indicado anteriormente, esta información previsional se irá actualizando diariamente a medida que cambie su grado de certeza (por ejemplo de factura a pago confirmado) hasta la conciliación final de la previsión con los apuntes bancarios obtenidos a través de la integración de los ficheros normalizados (CSB 43, MT940, etc.).
Esta información previsional debe tener unos mínimos requerimientos para que sea válida a efectos de nuestra gestión de tesorería y seguimiento presupuestario posterior:
- Deben posicionarse por fecha de vencimiento.
- Deben diferenciarse por estados de certeza, desde las previsiones no confirmadas (como los pedidos o facturas) hasta las previsiones confirmadas (como los pagos emitidos o cartera de efectos a cobrar).
- Los importes deben tener asignado un concepto analítico o presupuestario.
3) Por último se han de definir una serie de reglas, que denominaremos "reglas de diferencias", y que permitirán obtener de forma automática y para cada concepto presupuestario las desviaciones que se producen entre los importes reales y previsionales de la Posición de Tesorería con los importes estimados en el Presupuesto de Tesorería.
Esto representa importantes ventajas y supone un hecho diferencial de cara a nuestra gestión presupuestaria:
1) Permitirá posicionar las estimaciones presupuestarias ya ajustadas por las desviaciones producidas en nuestra Posición de Tesorería, ampliando así el horizonte temporal de la posición.
2) La ejecución periódica de estas reglas nos permiten obtener y reportar de forma inmediata las versiones de cierre del Presupuesto de Tesorería Revisado, que por un lado estará formado por el Presupuesto Realizado (operaciones realmente cobradas y pagadas durante los meses pasados) y el forecast para los meses futuros, (los importes inicialmente presupuestados pero ajustados con las desviaciones que se van detectando a través de la gestión diaria de la Posición de Tesorería).
En función de nuestras necesidades y requerimientos de información (lo habitual es al menos una periodicidad mensual) iremos realizando los ajustes presupuestarios obteniendo el Presupuesto de Tesorería Revisado en un horizonte temporal deslizante (Rolling-forecast) o del propio ejercicio económico.
La información que gestiona el área de tesorería tratada y reportada en tiempo es una herramienta de análisis imprescindible en cualquier Organización que permite al gestor anticipar la información frente a cualquier otro sistema o proceso de control contable. Cuando hablamos de liquidez, la Planificación pude marcar la diferencia entre la gestión ordenada de los recursos financieros frente a la improvisación, los sobre costes o en el peor de los casos la incapacidad de hacer frente a compromisos y obligaciones de pago.
Juan Luis Blat Economista
Gerente consultoría en TAyA y Director de tesoreria.com
¿Disponemos de información de vencimientos de pago y cobro a un mes vista?, ¿y a tres meses? ?
¿Tenemos un presupuesto anual? ?
¿Conocemos la máxima necesidad de liquidez a 12 meses?
¿En base a qué información determinamos las necesidades de coberturas sobre tipos de cambio, commodities o tipos de interés? ?
¿Tenemos identificados escenarios de stress? ¿tenemos un plan de contingencia? por ejemplo ante la salida de alguna de las entidades financieras que componen nuestro pool bancario... ?
La Planificación financiera es un proceso prioritario en cualquier Organización pero también es uno de los que más dificultades entrañan para los gestores y responsables de las áreas financieras y de tesorería.
La Planificación es una cultura de gestión que requiere de un conocimiento profundo de la Organización así como técnicas que permitan proyectar escenarios futuros para anticipar tensiones de liquidez, identificar y gestionar riesgos así como establecer los controles y medidas correctivas en base a la evolución periódica de dichos escenarios.
Se trata de proceso continuo que como mínimo requerirá de la elaboración del Presupuesto anual de Tesorería y el seguimiento de las desviaciones producidas a lo largo de los distintos cierres que componen el ejercicio económico.
Es fundamental que los responsables de tesorería dispongan de los recursos y competencias que les permita gestionar y estar continuamente informados ante cualquier hecho relevante que pueda afectar a la elaboración del presupuesto y a su evolución. Además hay que tener en cuenta que el volumen de información y el continuo flujo de operaciones a procesar hacen necesario que las Organizaciones con cierta complejidad necesiten disponer de herramientas específicas que permitan gestionar la totalidad del proceso de Planificación, unificando la información dispersa en distintos repositorios como las hojas de cálculo o los sistemas de información contable.
En este sentido, el diseño, la integración y el posterior tratamiento de la información en el Sistema de Gestión de Tesorería (SGT) deben contemplar las funcionalidades para obtener un modelo gestión dinámico, tanto para el seguimiento de las posiciones a corto y medio plazo como para el correcto seguimiento y actualización periódica de los distintos estados presupuestarios (Inicial, Revisado y Realizado).
Para conocer mejor el proceso de Planificación, vamos a analizar tres elementos que intervienen en su ejecución: El Presupuesto de Tesorería, la Gestión diaria de la Posición de Tesorería y la gestión de las diferencias.
1) Nuestro objetivo inicial será la elaboración del Presupuesto anual de Tesorería, resultado de identificar y posicionar mensualmente los importes de obligaciones pago y derechos de cobro en base a una estructura de información por conceptos analíticos o presupuestarios y cuyo procedimiento para su elaboración lo podemos resumir en estos cinco puntos:
a) El punto de partida será la obtención e integración del Presupuesto Económico anualizado (Gastos / Ingresos).
b) Obtención del Presupuesto de Inversiones y otras partidas extra presupuestarias previstas para el ejercicio económico así como partidas con origen en ejercicios pasados o cerrados.
c) Aplicación de reglas de conversión para ajustar la estructura y codificación presupuestaría contables a las necesidades de información en tesorería. A diferencia de la contabilidad, hemos de tener en cuenta que a nivel de tesorería no vamos a necesitar tener un detalle exhaustivo de los conceptos presupuestarios, por lo que es conveniente realizan agrupaciones por niveles de información que facilitará el tratamiento de los datos así como el análisis y reporte de dicha información.
d) Aplicación de reglas de deslizamiento cuyo objetivo es posicionar los gastos e ingresos en Cobros y Pagos mensualizados.
e) Obtención y posicionamiento por vencimiento de las partidas correspondientes al Plan Financiero (amortizaciones, disposiciones y gastos/ingresos financieros).
En base a esta información ya podemos disponer de un puto de partida, el Presupuesto Inicial de Tesorería que nos permitirá detectar los excedentes o superávits de tesorería, así como anticipar las acciones financieras a nuestro alcance para tratar de hacer frente a dicho escenario inicial.
En cualquier caso este presupuesto inicial, no deja de ser una foto fija en base a unas estimaciones que habrá que ir ajustando a lo largo del ejercicio. Estos ajustes se pueden producir por varios motivos:
a) Porque se dan acontecimientos o decisiones que alteran significativamente los supuestos de partida (por ejemplo modificaciones en el Presupuesto Económico o Presupuesto de Inversiones). En estos casos esas modificaciones también deben ser trasladadas inmediatamente al Presupuesto de Tesorería.
b) Por los ajustes que habrá que ir realizando en el Presupuesto de Tesorería a medida que se van materializando las operaciones de cobros/pagos. Esto implica ir calculando en cada periodo las desviaciones entre lo inicialmente presupuestado y los importes materializados que obtiene el área de tesorería en su operativa diaria de gestión de la posición.
2) La Posición de Tesorería es el estado financiero que presenta por instrumento, concepto presupuestario y vencimiento, las distintas previsiones (cobros y pagos) que se irán actualizando a medida que se van "conciliando" con sus correspondientes movimientos bancarios.
Así, en la Posición de Tesorería se lleva a cabo una actualización constante de lo que vamos a denominar "materializado" (movimientos reales y previsionales) y que permiten al tesorero obtener las posiciones para la gestión la tesorería a corto plazo en fecha valor y a medio plazo.
El procedimiento para este proceso supone integrar y actualizar la información previsional a medida que van siendo reconocidas en el sistema contable y diferenciadas en función de su grado de certeza (pedidos, facturas, carteras de cobros/pagos, etc.) así como otras estimaciones con origen en el propio Presupuesto de Tesorería (pago de nóminas, impuestos, etc.). Como hemos indicado anteriormente, esta información previsional se irá actualizando diariamente a medida que cambie su grado de certeza (por ejemplo de factura a pago confirmado) hasta la conciliación final de la previsión con los apuntes bancarios obtenidos a través de la integración de los ficheros normalizados (CSB 43, MT940, etc.).
Esta información previsional debe tener unos mínimos requerimientos para que sea válida a efectos de nuestra gestión de tesorería y seguimiento presupuestario posterior:
- Deben posicionarse por fecha de vencimiento.
- Deben diferenciarse por estados de certeza, desde las previsiones no confirmadas (como los pedidos o facturas) hasta las previsiones confirmadas (como los pagos emitidos o cartera de efectos a cobrar).
- Los importes deben tener asignado un concepto analítico o presupuestario.
3) Por último se han de definir una serie de reglas, que denominaremos "reglas de diferencias", y que permitirán obtener de forma automática y para cada concepto presupuestario las desviaciones que se producen entre los importes reales y previsionales de la Posición de Tesorería con los importes estimados en el Presupuesto de Tesorería.
Esto representa importantes ventajas y supone un hecho diferencial de cara a nuestra gestión presupuestaria:
1) Permitirá posicionar las estimaciones presupuestarias ya ajustadas por las desviaciones producidas en nuestra Posición de Tesorería, ampliando así el horizonte temporal de la posición.
2) La ejecución periódica de estas reglas nos permiten obtener y reportar de forma inmediata las versiones de cierre del Presupuesto de Tesorería Revisado, que por un lado estará formado por el Presupuesto Realizado (operaciones realmente cobradas y pagadas durante los meses pasados) y el forecast para los meses futuros, (los importes inicialmente presupuestados pero ajustados con las desviaciones que se van detectando a través de la gestión diaria de la Posición de Tesorería).
En función de nuestras necesidades y requerimientos de información (lo habitual es al menos una periodicidad mensual) iremos realizando los ajustes presupuestarios obteniendo el Presupuesto de Tesorería Revisado en un horizonte temporal deslizante (Rolling-forecast) o del propio ejercicio económico.
La información que gestiona el área de tesorería tratada y reportada en tiempo es una herramienta de análisis imprescindible en cualquier Organización que permite al gestor anticipar la información frente a cualquier otro sistema o proceso de control contable. Cuando hablamos de liquidez, la Planificación pude marcar la diferencia entre la gestión ordenada de los recursos financieros frente a la improvisación, los sobre costes o en el peor de los casos la incapacidad de hacer frente a compromisos y obligaciones de pago.
Juan Luis Blat Economista
Gerente consultoría en TAyA y Director de tesoreria.com
